La Hoja de Verificación u hoja de recogida de datos, también llamada de Registro, sirve para reunir y clasificar las informaciones según determinadas categorías, mediante la anotación y registro de sus frecuencias bajo la forma de datos. Una vez que se ha establecido el fenómeno que se requiere estudiar e identificadas las categorías que los caracterizan, se registran éstas en una hoja, indicando la frecuencia de observación.
Lo esencial de los datos es que el propósito esté claro y que los datos reflejen la verdad. Estas hojas de recopilación tienen muchas funciones, pero la principal es hacer fácil la recopilación de datos y realizarla de forma que puedan ser usadas fácilmente y analizarlos automáticamente.
De modo general las hojas de recogida de datos tienen las siguientes funciones:
-De distribución de variaciones de variables.
-De clasificación de artículos defectuosos.
-De localización de defectos en las piezas.
-De causas de los defectos.
-De verificación de chequeo o tareas de mantenimiento.
Una vez que se han fijado las razones para recopilar los datos, es importante que se analicen las siguientes cuestiones:
-La información es cualitativa o cuantitativa.
-Cómo se recogerán los datos y en qué tipo de documento se hará.
-Cómo se utiliza la información recopilada.
-Cómo se analizará.
-Quién se encargará de la recogida de datos.
-Con qué frecuencia se va a analizar.
-Dónde se va a efectuar.
Ésta es una herramienta manual, en la que clasifican datos a través de marcas sobre la lectura realizadas en lugar de escribirlas, para estos propósitos son utilizados algunos formatos impresos, los objetivos más importantes de la hoja de control son:
-Investigar procesos de distribución.
-Acciones defectuosas.
-Localización de defectos.
-Causas de efectos.
Una secuencia de pasos útiles para aplicar esta hoja en un negocio es la siguiente:
-Identificar el elemento de seguimiento.
-Definir el alcance de los datos a recoger.
-Fijar la periodicidad de los datos a recolectar.
Diseñar el formato de la hoja de recogida de datos, de acuerdo con la cantidad de Información a recoger, dejando un espacio para totalizar los datos, que permita conocer: las fechas de inicio y término, las probables interrupciones, la persona que recoge la información, fuente. |
